Um assunto sempre abordado nas empresas é a qualidade da comunicação. Bem antes dessa enxurrada tecnológia, já havia uma preocupação sobre esse tema. Uma comunicação mal feita, inadequada, pode causar sérios prejuízos as empresas e colaboradores. Saber se comunicar é uma arte bem mais complicada do que parece porque é necessário ter uma qualidade que poucas pessoas têm, muitas acham que possuem, mas pouquíssimas reconhecem sua carência. Essa qualidade é SABER OUVIR. Saber ouvir, parte de um princípio básico de educação. Não atropelar as pessoas por mais discordância que você tenha de suas idéias, saber expor seus pensamentos de maneira calma e democrática é uma tarefa muito difícil, pois se você fizer uma pesquisa em sua empresa ou com seus amigos, mais de 90% afirmarão que sabem ouvir e respeitam opiniões contrárias sem problemas. Na prática, não é bem assim que funciona, basta observar as discussões em reuniões, seja no trabalho, condomínios, escolas etc. Todos querem defender seus pensamentos e conclusões sempre se achando sabedores dos fatos e a medida que os argumentos são colocados, as pessoas começam a falar ao mesmo tempo e o tom de voz aumentando até que a imposição define o que e como deve ser feito, causando decepção para alguns e oposição para outros. Claro que existem pessoas e empresas que não se encaixam no relato acima, mas muitas continuam assim.

Atualmente, as empresas possuem um aparato tecnológico que servem para agilizar informações e reduzir custos, mas que se mal utilizados, podem causar uma variedade de problemas e confusões. Citarei apenas um que é o mais utilizado hoje em dia por todas as empresas: E-MAIL.

No início, e-mails eram utilizados sem restrições, mas começaram os abusos, uma grande quantidade de e-mails circulavam entre departamentos e empresas com piadas, pornografias, correntes etc. Os colaboradores passavam muito tempo diante do computador sem produzir. Com isso, várias empresas criaram filtros, rastreamentos e proibições, gerando inclusive demissões por esses abusos. O e-mail é uma bela ferramenta de comunicação, onde informações ficam registradas, mas que vem sendo usada de maneira exagerada. Assuntos que podem ser resolvidos com um simples telefonema, ficam desfilando nos e-mails dos usuários. Geralmente esses e-mails seguem faltando informações que são respondidos com questionamentos e devolvidos novamente com as respostas. Não seria muito mais simples se fosse feito um telefonema com a solicitação, tirando todas as dúvidas e depois de tudo acertado, passar um e-mail confirmando o acordado? E quando um e-mail possui dezenas, centenas de destinatários e todos começam a responder para todos? A caixa de e-mail fica lotada, todos perdem tempo e assuntos que poderiam ser discutidos deixam de ser resolvidos.

Quando pensarmos em passar um e-mail temos que ter em mente que problemas acontecem todos os dias e os destinatários podem não receber os e-mails. Existem usuários que trabalham se locomovendo e que poucas vezes param diante do computador. As vezes você passa um e-mail as 08:00 h sobre um assunto URGENTE, mas o destinatário só vai ler as 15:00h, com certeza isso causará um sério problema.

Antes de passar um e-mail, cetrtifique-se que:

É necessário o e-mail?

Os destinatários estão corretos?

O que está escrito pode ser compreendido sem dificuldades?

A informação está completa?

A linguagem utilizada é a adequada?

Pensando dessa maneira, você otimizará seu tempo e dos demais colaboradoes, não desperdiçando esforços e obtendo melhores resultados